Miksi käyttäisin neuvottelupuhelinta?
Neuvottelupuhelin on käytössä monessa yrityksessä, mutta miten ja miksi se auttaa organisaatioita saavuttaman tavoitteensa paremmin?
- Henkilökohtainen kokous/palaveri ei aina ole se paras tapa kohdata. Jotkut kokoukset voidaan korvata neuvottelupuhelulla, joka on helppo ja spontaani tapa hoitaa asioita.
- Neuvottelupuhelu säästää
- kustannuksia
- aikaa
- ympäristöä (ei matkustamisesta aiheutuvia päästöjä)
- Asianmukaisessa neuvottelupuhelimessa on ylivertainen äänenlaatu. Tavallisen puhelimen kaiutinominaisuus ei vastaa kunnon neuvottelupuhelimen äänenlaatua kummallekaan osapuolelle. Reaaliaikainen, täysin kaksisuuntainen (full duplex) ääni luo vaikutelman siitä, että ollaan yhdessä tekemässä yhteisiä päätöksiä. Korkealaatuisen neuvottelupuhelimen kaiun- ja taustamelun poisto lisää puhelun äänenlaatua entisestään, jolloin kokouksen huomio säilyy itse asiassa eikä kenenkään tarvitse pinnistellä vain saadakseen selvää mitä vastapuoli sanoo.
- Osapuolet voivat jatkaa muita työtehtäviä välittömästi kokouksen jälkeen kun ei tarvitse tuhlata aikaa liikenneruuhkissa tai lentokentillä. Ajan- ja rahansäästö on huomattava!
- Neuvottelupuhelu on spontaani tapa pitää yhteyttä. Ad hoc -puhelinpalaverin avulla saatat organisaatiosi parhaat ja rakentavimmat voimat hetkessä yhteen, koska kaikki henkilöt ovat joka tapauksessa tavoitettavissa mistä ja milloin tahansa.
- Nauti nopeasta ROI:sta. Neuvottelupuhelin maksaa itsensä takaisin heti ensimmäisen perutun työmatkan jälkeen.
Etiketti puhelinneuvotteluun
Puhelinneuvottelu on tehokas keino vahvistaa yhteistyötä bisnesympäristössäsi. Kuten muissakin liiketapaamisissa, hyvä palaveri vaatii suunnittelua, johtamista ja muiden huomioon ottamista.
Olemme koonneet tähän muutamia vinkkejä, joita voit kokeilla jo seuraavassa puhelinneuvottelussasi tehdäksesi siitä hyvän ja rakentavan palaverin.
1. VARMISTA, ETTÄ KAIKKI OSAPUOLET TIETÄVÄT KETKÄ OVAT LINJOILLA JA KUULOLLA
Neuvottelupuhelu käydään tavallisesti puhelimen välityksellä eivätkä kaikki osanottajat voi nähdä tai tietää keitä kaikkia samaan neuvotteluun osallistuu. Näissä keskusteluissa voidaan paljastaa tärkeitä ja luottamuksellisia tietoja. Hyvä nyrkkisääntö onkin varmistaa, että kaikki osapuolet ovat tietoisia ja informoituja neuvottelupuheluun osallistujista tai huoneessa kuuntelevista henkilöistä.
Hyvä kokouksen johtaja esittelee osallistujat, myös neuvotteluun myöhässä liittyvät henkilöt, ja kertoo kaikille neuvotteluun osallistuvien, samassa huoneessa olevien henkilöllisyyden.
2. ÄLÄ OTA NEUVOTTELUPUHELUUN MUKAAN SATUNNAISIA KUUNTELIJOITA
Kutsu mukaan vain sellaiset henkilöt, joilla on syy osallistua neuvottelupuheluusi. Tämä on erityisen tärkeää silloin kun käsitellään arkaluontoisia tietoja. Neuvottelupuhelu on kuten mikä tahansa muu yksityinen liikeneuvottelu ja ainoastaan ne henkilöt, joiden läsnäolo on välttämätöntä ja jotka tuovat neuvotteluun lisää substanssia, pitäisi olla mukana. Tämä estää sellaisia henkilöitä kuulemasta luottamuksellista tietoa, joka ei kuulu heidän työtehtäviinsä.
3. PIDÄ NEUVOTTELU AMMATTIMAISENA
Käyttäydy neuvottelupuhelussa kuten henkilökohtaisessa tapaamisessa asiakkaan tai liikekumppanin kanssa. Pidä siis keskustelu ammattimaisella tasolla ja varmista ettei ajatuksesi ja keskittymisesi vaella ympäriinsä ainoastaan sen takia, että et istu samassa huoneessa muiden osallistujien kanssa.
4. VALMISTAUDU ETUKÄTEEN
Puhelinneuvottelu ei eroa mitenkään muista liiketapaamisista. Hyvä valmistautuminen on menestyksekkään palaverin ehdoton edellytys. Kaikkia osanottajia tulee informoida puhelinneuvottelun ajankohdasta, jotta heillä on aikaa valmistautua ja olla tavoitettavissa oikeaan aikaan.
Jos sinä olet kokouksen koollekutsuja, lähetä kutsut, osallistumisohjeet, käsiteltävät asiat sekä mahdolliset asiakirjat hyvissä ajoin, jotta osallistujilla on mahdollisuus valmistautua puhelinneuvotteluun. Jos taas olet osallistuja, varmista, että sinulla on puhelinneuvottelun yksityiskohdat käsilläsi ennen kokouksen alkua. Jos olet epävarma tekniikan suhteen, kannattaa pyytää apua joko yrityksen tukitoiminnoista tai kollegoilta.
Ota puhelinneuvottelu vakavasti, aivan kuten mikä tahansa muu henkilökohtainen tapaaminen. Ole ajoissa valmiina ja henkisesti valmistautunut kun puhelinneuvottelun aika on käsillä.