Kuuloke- ja neuvotteluratkaisut

Kuulokkeet ovat lähes välttämättömät työssä kuin työssä tänä päivänä. Olimmepa sitten toimistolla, tehtaalla, sairaalassa, autossa, etätöissä kotona tai mökillä. Olemme keränneet tähän muutamia ajatuksia siitä, miten me näemme asian.

• Kuulokkeet helpottavat vastapuolen puheen kuulumista.
• Vastapuoli kuulee sinun äänesi kirkkaammin ja selvemmin, koska sinun kuulokkeesi mikrofoni vähentää häiritsevää taustamelua. Kirkas ja selkeä äänenlaatu tukee myös positiivista mielikuvaa yrityksestä tai yhteisöstä, jota edustat.
• Kuulokkeiden avulla työhön ja itse asiaan keskittyminen helpottuu.
• Erityisesti vastamelukuulokkeiden avulla voit parhaimmillaan rakentaa aivan oman kuplasi keskelle vilkkainta avokonttoria tai kotona ja pysyä aikatauluissa. Tämä vähentää automaattisesti stressiä tehokkaasti ja aikaa ei mene keskeytyksiin. Tehokkaiden vastamelukuulokkeiden avulla voit myös keskittyä puhelinpalavereihin keskellä toimistoa oman työpöydän äärellä tai kotona ja olla varma, että taustan äänet eivät välityä vastapuolelle

• Kuulokkeen moninaisten hyötyjen kautta organisaation työskentely on
  • tehokkaampaa
  • ergonomisempaa
  • nopeampaa
  • laadullisesti parempaa
  • turvallisempaa
• Em. hyötyjen ansiosta organisaatio säästää rahaa!
• Kuulokkeen avulla vapautat itsesi “moniajoon” ja voit tehdä useita asioita yhtä aikaa. Voit käyttää tietokoneen näppäimistöä nopeammin ja tehokkaammin molemmilla käsillä, ajat autoa turvallisemmin kun hyödynnät Hands Free -ominaisuutta ja teet itse asiassa mitä tahansa asioita keskittyneemmin ja paremmin, koska sinun ei tarvitse pitää mm. matkapuhelinta korvalla tai olkapäätä vasten. Kuinka usein joudutkaan valitsemaan useita numeroita soittaessasi, jotta pääset hoitamaan asiaasi oikealle henkilölle, kuulokkeiden avulla numeroiden valinta on helppoa kun puhelin voi olla koko ajan edessäsi. Tai kun jonotusajat voivat olla kymmenien minuuttien luokkaa, siinä ajassa kun jonotat voi tehdä muita töitä samalla kun et joudu pitämään kuuloketta korvalla.
  
  Hyvä kuuloke suojaa kuuloasi kehittyneiden tekniikoiden ansiosta eliminoiden äkilliset äänipiikit. Huom. EU -direktiivi 2003/10/EC määrittelee työntekijöiden terveyden ja turvallisuuden minimivaatimukset, ja jotka työnantajan tulee ottaa huomioon tilanteissa, joissa fyysiset olosuhteet (ääni) voivat aiheuttaa terveysriskin ja erityisesti kuulovamman.

Oikean kuulokkeen valinta

Ei siis ole yhdentekevää millaisella kuulokkeella puhut, kuuntelet ja työskentelet. Markkinoilla on monenlaisia ja -tasoisia kuulokkeita, mutta löytääksesi juuri sen oikean mallin Sinun henkilökohtaisiin tarpeisiisi, kannattaa huomioida muutamia asioita. Tärkeimmät valintaan vaikuttavat asiat ovat MUOTOILU, KESTÄVYYS, TAUSTAMELUN VAIMENNUSKYKY, YHTEENSOPIVUUS sekä KÄYTTÖMUKAVUUS. Olemme tähän listanneet muutamia kohtia, jotka toivottavasti auttavat sinua valintaprosessissa.

Esimiesten on hyvä muistaa, että oikeilla laitevalinnoilla ja hankinnoilla voit jopa hankkia motivoituneempaa ja liikkuvaa työvoimaa sekä pitää heistä parempaa huolta tarjoamalla heille nykyaikaiset, hybridi työskentelytapaan kuuluvat työkalut. Laadukas ja monipuolinen hands free -kuuloke mahdollistaa kaikki heidän kommunikaatiotarpeensa helposti ja saumattomasti.

1. Hyvä lähtökohta on ymmärtää MISSÄ kuuloketta käytetään – yhdessä pisteessä toimistossa, useassa eri pisteessä toimistossa, jatkuvasti liikkeessä, vain matkapuhelimen kanssa vai kenties sekä mobiilisti että oman työpöydän ääressä toimistossa tai etänä kotona?
2. MINKÄ laitteen kanssa kuuloketta käytetään – kiinteän perinteisen pöytäpuhelimen, IP-puhelimen, matkapuhelimen, tietokoneen puhesoftan esim. Teamsin, Zoomin vai edellisten yhdistelmien kanssa?
3. Seuraavaksi kannattaa miettiä sitä MINKÄLAISEN kuulokkeen haluaa. Vaihtoehtoina voi olla esim. sangallinen tai ilman sankaa oleva kuuloke. Riittääkö minulle edullisempi ratkaisu vai olisiko sittenkin viisasta investoida hieman parempaan versioon ja nauttia mahdollisimman hyvästä käyttömukavuudesta? Hyvin suunniteltua kuuloketta on ilo käyttää vaikka koko päivän, koska sen korvatyynyt ovat asialliset ja ergonomisesti muotoiltu kuuloke ei paina päätä. Keskittyminen itse työhön on tällöin maksimaalista, unohtamatta vastamelukuulokkeiden tuomaa keskittymisrauhaa.
4. Duo vai mono vai korvan takaa pidettävä kuuloke? Lähtökohtaisesti voidaan sanoa, että jos työskennellään avokonttorissa tai ympärillä on muuten vain paljon taustamelua, kannattaa valita kuulokkeeksi duo -versio, jolloin häiriötekijät minimoidaan ja äänenlaatu on paras mahdollinen keskustelun molemmille osapuolille. Vastaavasti mono -versio mahdollistaa paremmin esim. työkavereiden kommenttien kuuntelemisen tai jos henkilö palvelee fyysisesti esim. liikkeessä, ravintolassa tai terveyskeskuksessa asiakkaita ja vastaa myös puheluihin. Markkinoilla on myös korvan takaa pidettäviä malleja, jos halutaan mahdollisimman huomaamaton kuuloke.
5. Melunvaimennuksen tarve? Työskenneltäessä avokonttorissa taustalla on väistämättä jatkuvaa melua ja hälyä, joka luonnollisesti häiritsee puhelinkeskustelua. Hyvän kuulokkeen mikrofonissa on tänä päivänä erittäin kehittynyt taustamelun vaimennus, joka yhdessä digitaalisen signaalin käsittelyn kanssa takaa kristallinkirkkaan äänenlaadun. Lopputuloksena on vähemmän toistoja, kyselemistä, väärinymmärtämistä ja turhaa ajan hukkaa. Asiakas on tyytyväinen ja työskentely on nopeaa, tehokasta ja selkeää.
6. Ovatko kuulokkeet erityisen kovassa käytössä? Call Centereissä kuulokkeet ovat todella kovilla, joten niiden laatu ja kestävyys ovat niinikään tärkeitä valintaperusteita. Rikkinäiset ja heikot kuulokkeet vähentävät toimiston tehokkuutta ja lisäävät henkilöstön turhautumista työhönsä. Pitkässä juoksussa halvat kuulokkeet tulevat usein kalliimmaksi ratkaisuksi, kun niitä joudutaan uudistamaan useammin. Myös Call Centereissä on tärkeätä muistaa, että se on aina yrityksenne käyntikortti – selkeä ääni on ratkaiseva tekijä kun soittaja arvioi yritystänne.
7. Lue pienellä painettu teksti. Älä epäröi pyytää meiltä apua kuulokkeen valinnassa. Tukeudu vain sellaiseen tavarantoimittajaan, joka ei jätä sinua pulaan. Palveleva Carlacom Office auttaa aina asiakastaan mahdollisissa ongelmissa ja antaa teknistä tukea meiltä ostetuihin kuulokkeisiin!
   

Teams, Zoom ja kaikki muut ääni/video-palaverisoftat

Pandemian myötä erilaiset etäneuvotteluvälineet ovat jo toista vuotta käytössä melkein kaikissa yrityksissä.

Yhä useampi yritys käyttää etäneuvotteluissa webkameroita, jotta etäneuvottelut ovat mahdollisimman luonnollisia.

Etäyhteydet säästävät aikaa aikaa ja niiden käyttö henkilökohtaisten palaverien ja kokousten lisäksi tehostavat työtä. Se on myös turvallisin tapa pitää ihmiset terveenä.

1. Henkilökohtainen kokous/palaveri ei aina ole se paras tapa kohdata tai edes vaihtoehto tänä päivänä. Suurin osa kokouksista voidaan korvata etäpalaverilla, joka on helppo tapa hoitaa asioita, kun välineet on kunnossa.
2. Neuvottelupuhelu säästää

• kustannuksia
• aikaa
• ympäristöä (ei matkustamisesta aiheutuvia päästöjä)
• ja on turvallinen terveydellisistä syistä

3. Asianmukaisessa etäpalaverissa on ylivertainen äänenlaatu. Tavallisen puhelimen kaiutinominaisuus ei vastaa kunnon neuvottelupuhelimen äänenlaatua kummallekaan osapuolelle. Reaaliaikainen, täysin kaksisuuntainen (full duplex) ääni luo vaikutelman siitä, että ollaan yhdessä tekemässä yhteisiä päätöksiä. Korkealaatuisen neuvottelupuhelimen kaiun- ja taustamelun poisto lisää puhelun äänenlaatua entisestään, jolloin kokouksen huomio säilyy itse asiassa eikä kenenkään tarvitse pinnistellä vain saadakseen selvää mitä vastapuoli sanoo.
4. Osapuolet voivat jatkaa muita työtehtäviä välittömästi kokouksen jälkeen kun ei tarvitse tuhlata aikaa liikenneruuhkissa tai lentokentillä. Ajan- ja rahansäästö on huomattava!
5. Etäpalaverin avulla saatat organisaatiosi parhaat ja rakentavimmat voimat hetkessä yhteen, koska kaikki henkilöt ovat joka tapauksessa tavoitettavissa mistä ja milloin tahansa.
6. Nauti nopeasta ROI:sta. Asianmukaiset etätyö kaiutinmikrofonit ja webkamerat maksavat itsensä takaisin heti ensimmäisen perutun matkan jälkeen.

Etiketti puhelinpalaveriin

Puhelinpalaveri on tehokas keino vahvistaa yhteistyötä bisnesympäristössäsi. Kuten muissakin liiketapaamisissa, hyvä palaveri vaatii suunnittelua, johtamista ja muiden huomioon ottamista.

Olemme koonneet tähän muutamia vinkkejä, joita voit kokeilla jo seuraavassa etäneuvottelussasi tehdäksesi siitä hyvän ja rakentavan palaverin.

1. VARMISTA, ETTÄ KAIKKI OSAPUOLET TIETÄVÄT KETKÄ OSALLISTUVAT PALAVERIIN.

Neuvottelupuhelu käydään tavallisesti puhelimen välityksellä eivätkä kaikki osanottajat voi nähdä tai tietää keitä kaikkia samaan neuvotteluun osallistuu. Näissä keskusteluissa voidaan paljastaa tärkeitä ja luottamuksellisia tietoja. Hyvä nyrkkisääntö onkin varmistaa, että kaikki osapuolet ovat tietoisia ja informoituja neuvottelupuheluun osallistujista tai huoneessa kuuntelevista henkilöistä.

Hyvä kokouksen johtaja esittelee osallistujat, myös neuvotteluun myöhässä liittyvät henkilöt ja kertoo kaikille neuvotteluun osallistuvien, samassa huoneessa olevien henkilöllisyyden.

2. ÄLÄ OTA NEUVOTTELUPUHELUUN MUKAAN SATUNNAISIA KUUNTELIJOITA

Kutsu mukaan vain sellaiset henkilöt, joilla on syy osallistua neuvottelupuheluusi. Tämä on erityisen tärkeää silloin kun käsitellään arkaluontoisia tietoja. Etäpalaveri on kuten mikä tahansa muu yksityinen liikeneuvottelu ja ainoastaan ne henkilöt, joiden läsnäolo on välttämätöntä ja jotka tuovat neuvotteluun lisää substanssia, pitäisi olla mukana. Tämä estää sellaisia henkilöitä kuulemasta luottamuksellista tietoa, joka ei kuulu heidän työtehtäviinsä.

3. PIDÄ NEUVOTTELU AMMATTIMAISENA

Käyttäydy etäpuhelussa kuten henkilökohtaisessa tapaamisessa asiakkaan tai liikekumppanin kanssa. Pidä siis keskustelu ammattimaisella tasolla ja varmista ettei ajatuksesi ja keskittymisesi vaella ympäriinsä ainoastaan sen takia, että et istu samassa huoneessa muiden osallistujien kanssa.

4. VALMISTAUDU ETUKÄTEEN

Etäneuvottelut eivät eroa mitenkään muista liiketapaamisista. Hyvä valmistautuminen on menestyksekkään palaverin ehdoton edellytys. Kaikkia osanottajia tulee informoida etäneuvottelun ajankohdasta, jotta heillä on aikaa valmistautua ja olla tavoitettavissa oikeaan aikaan.

Jos sinä olet kokouksen koollekutsuja, lähetä kutsut, osallistumisohjeet, käsiteltävät asiat sekä mahdolliset asiakirjat hyvissä ajoin, jotta osallistujilla on mahdollisuus valmistautua puhelinneuvotteluun. Jos taas olet osallistuja, varmista, että sinulla on etäneuvottelun yksityiskohdat käsilläsi ennen kokouksen alkua. Jos olet epävarma tekniikan suhteen, kannattaa pyytää apua joko yrityksen tukitoiminnoista tai kollegoilta.

Ota etäneuvottelu vakavasti, aivan kuten mikä tahansa muu henkilökohtainen tapaaminen. Ole ajoissa valmiina ja henkisesti valmistautunut kun on aika aloittaa.